セミナー、講師をサポート。集客、動画制作、オウンドメディア制作、スクール運営

Posts Tagged ‘カウンセリング’

情報を相手に伝える力を身につければビジネスは成功する

by on 土曜日, 6月 10th, 2017

情報を相手に伝える力を身につければビジネスは成功する

ビジネスで大切な「情報を伝える力」

コミュニケーション能力はビジネスを成功させるうえで大切です。

しかしコミュニケーション能力を身に着けるためには、何を意識すればよいのでしょうか。

同僚との雑談や、お客様への商品の売り込みなどコミュニケーションの場は様々です。

実はその様々なコミュニケーションの場で共通する重要な「能力」があります。

それは「情報を相手に伝える力」です。

雑談にしても、商品を売り込むにしても、ビジネスのノウハウを伝えるにしても、「情報を相手に伝える力」は大切です。

情報を伝える2つのコツ

以前は手紙か電話だけでしたが、技術の進化によってSNSやスカイプなど情報を伝える手段は増えました。

しかし根本的な手段は変わっていません。

どのような情報を伝える手段も、「口頭」と「文面」の2つに分けられます。

どんなに進化したとしてもこの2つが変わることはないでしょう。

そして相手にも理解できるように情報を伝えるには、分かりやすく伝える必要があります。

口頭でも文面でも、今から説明する方法が情報を伝えるうえでとても大切です。

1. 5W1Hを意識する

5W1Hという言葉に聞き覚えはあるでしょうか。

これは「When(いつ)」「 Where(どこで)」「 Who(誰が)」「 What(何を)」「 Why(なぜ)」「How(どのように)」の頭文字を抜いた言葉です。

ビジネスで行われる情報伝達の基本はこの6つです。

この6つの情報が抜けていないか確認することで、伝達のミスは減らせます。

これはコールセンターや接客業など情報を伝える仕事でも、活用されています。実際に筆者もコールセンター業務で5W1Hを叩き込まれました。

2. テンプレップの法則

もう1つのコツにテンプレップの法則があります。

これは「theme(テーマ)」「number(ナンバー)」「point(ポイント)」「reason(理由)」「example(具体例)」「point(ポイント)」の頭文字をとった言葉です。

  1. 何の話をするか
  2. 要点はいくつあるのか
  3. 要点、結論を述べる
  4. 3の理由を述べる
  5. 具体例を述べる
  6. 3で述べた要点、結論をもう一度述べる。

この順番で話をすると、相手も理解しやすいといわれています。

はじめは慣れず、会話中に口ごもっていしまうとでしょう。

声に出す前に一呼吸置いて情報を整理する癖をつけると、だんだんと慣れていきます。

情報を捨てることも大切

情報を伝えるうえで、忘れてはならない前提があります。

それは情報を必ずしも正しく伝えることが正解だというわけではないことです。

特にお客様相手には、正確な情報を伝えるべきだという考えは捨て去った方がよいです。

テレビに出てくる科学者が、正しく伝えようと意識しすぎて頓珍漢な話をしていることがよくあります。

視聴者としては「脳科学的に恋愛は飽きるもの」とだけ聞きたい説明に、科学者の「海馬や前頭葉の話」や「海外の論文の話」を長々と聞いても飽きてしまうだけです。

営業や接客などは、情報の伝達ミスをなくそうとするあまり回りくどく話してしまっていることがよくあります。

これを解決するにはどうすればよいでしょうか。

例えばブームになった「ポケモンGO」を80歳のおじいさんに説明するとき、どのように説明すればよいでしょうか。

相手は携帯もパソコンも苦手で、ITの知識がホリエモン逮捕で止まっている人です。

このときポケモンが何なのかと説明する必要は実はありません。

「携帯電話でできる昆虫採集のようなゲーム」と一言で済みます。

ご老人であっても虫取り網を掲げて走りまわる昆虫採集は知ってるでしょうから、この説明でポケモンGOのイメージはつかめるはずです。

そもそも伝達1つで大きく変わってしまった歴史を振り返れば、2往復か3往復の会話ですべての情報をやり取りできることなど不可能に近いです。

伝えたいことをすべて伝えることは諦め、潔く情報の取捨選択を行うことも大切なのです。

相手が話す情報をうのみにしてはならない

これまで情報を伝える立場で述べてきましたが、今度は情報を受け取る立場で考えてみましょう。

大体の人はテンプレップの法則や5W1Hを意識していません。

さらにそれぞれの脳は違いますから、同じことを考えても微妙に違う点がどうしたって出てきてしまいます。

それらを考えると、どんなに信用している人の話でも重要であれば裏を取る必要があることが分かります。

過去、水にまつわる嘘の話が出回ったことがありました。

それは水が感情の情報を伝えるという話です。

もともとは江本勝著作の「水からの伝言」という写真集がきっかけでした。

「ありがとう」や「平和」など陽の感情を伝えた水は凍らせると美しい氷の結晶になり、「ばかやろう」など負の感情を伝えた水では歪んだ氷の結晶になるという内容でした。

特定の学校では道徳教育に使われ、海外ではドキュメンタリーにもなった話でしたが、現在は江本勝自身も科学的ではないと否定しています。

周りがそうであると信じ込んでいる話にもこのように嘘が紛れ込んでいることがよくあります。どのような情報も信じ込むことは危険です。

最後に

文章や言葉だけではすべてを伝えることは難しく、1番伝えたいことを伝えることさえできていない人たちが多いです。

むしろ何を伝えたいのか分からないにも関わらず口を開く人がいます。

だからこそ情報を伝え方を変えるだけで、あなたは他の人よりも1歩も2歩も先に進むことができるのです。

自分が何を伝えたいのか、相手は何を知りたいのか意識することが成功の鍵です。

メールマガジンをお送りします

講演会、セミナーを行う講師のサポートを行う。 サイト制作、映像、音声コンテンツ制作、配信、販売。スクール、塾の企画、運営サポート。 顧客の申し込みから問い合わせ受付まで、講師の総合サポートを行っています。

オーガニックスタイル株式会社

〒167-0053 東京都杉並区西荻南2丁目24−7

tel:03-6913-6949 / Fax:03-6913-7166

音学.com http://www.otogaku.com/

マナツク http://www.manatuku.com/